Hotelaria

WINTOUCH Hotelaria é um ERP destinado à gestão de unidades hoteleiras de pequena e média dimensão.

• Por possuir poderosos e intuitivos mecanismos de gestão de reservas, preçários e facturação….
• Por contemplar todos os interfaces correntes nas unidades hoteleiras como ligações a Pontos de Venda, chaves de abertura de portas, ligação a sistemas on-line de reservas….
• Por disponibilizar gestão multi-unidade, que lhe permite gerir em simultâneo as disponibilidades de uma cadeia de hotéis….
• Por estar interligado às restantes aplicações WINTOUCH como WINTOUCH Contabilidade, WINTOUCH Recursos Humanos, WINTOUCH Restauração ou WINTOUCH Retalho.

Como se poderá comprovar pelas características do produto, são vários os mecanismos que visam facilitar a tarefa ao operador. Quer pela utilização de mecanismos próprios deste programa quer pela utilização de mecanismos comuns disponíveis, por exemplo, no WINTOUCH Manager ou WINTOUCH Comercial.

Características gerais

• Solução certificada pela AT ao abrigo das portarias 363/2010 e 22-A/2012
• Multi-empresa
• Multi-unidade
• Multi-moeda
• Multi-idioma

Tabelas de preços

• Tabela base – Rack. Criação de novas tabelas de preços baseadas numa percentagem dos valores da tabela Rack.
• Visualização gráfica do calendário anual com os vários períodos (épocas), eventos e feriados diferenciados por cores.
• Definição de preços para as categorias de alojamento, encargos e packages. Preços para Adultos (de 1 a 10 pessoas) e para crianças (até 3 grupos etários).
• Indicação de quais os packages e descontos activos para cada período.
• Possibilidade de criar tabelas exclusivas para contratos.

Reservas

• Ecrã de criação de reservas rápidas (individuais ou de grupo).
• Reservas individuais e de grupo, com possibilidade de divisão automática.
• Interface com Cartão de cidadão, que assegura a leitura de dados automática quer para pesquisa quer para criação das fichas dos hóspedes.
• Visualização imediata das disponibilidades por período e por categoria, indicando nº de quartos: Ocupados, Fora de Serviço, Allotment, Em Opção, Livres, Overbooking e em Lista de espera. Disponibilidades das Camas Extra e dos Berços.
• Reservas com estados – Reserva, Check-In, Check-Out, Em opção, Lista de espera, Overbooking, Cancelada e Negada.
• Possibilidade de ter hóspedes adicionais para uma reserva, com períodos de estadia e regimes (package) diferentes do Hóspede principal.
• Rooming List – com possibilidade de emparelhamentos rápidos.
• Check-In e Check-Out de grupo.
• Atribuição e gestão de extras (berços, camas extra, outros).
• Descontos promocionais (noites de oferta), em valor ou em percentagem e com ou sem condições de early booking. Pode associar 2º desconto, podendo ter reservas com Noite de Oferta + 10%, por exemplo.
• Permite condições de preços diferenciados por períodos dentro de cada reserva.
• Possibilidade de utilização de preços manuais.
• Transferência e troca de alojamentos.
• Drag and drop de reservas para mudança ou transferência de alojamentos.
• Regras de facturação por reserva – regras para associação automática de custos às várias entidades da reserva.
• Tratamento de depósitos antecipados – emissão de recibos e de valores por conta anteriores ao Check-In.
• Possibilidade de facturar total ou parcialmente a reserva à entrada.
• Log de alterações de uma reserva.
• Planning de reservas.
• Facturas pró-forma.
• Pesquisa de reservas por código, alojamento, voucher, nome entidade, documento de identificação, entre muitos outros campos.
• Serviços de governantas automaticamente associados à reserva e nos dias parametrizados – ex. fruta à entrada, muda de lençóis diários, etc.
• Refeições (pequeno almoço, almoço e jantar) e respectivos dias, incluindo mapas específicos para listagem, contagem e previsões.
• Overbooking parametrizável.
• Gestão de despertares.
• Sistema de controlo de crédito global e totalmente parametrizável.
• Gestão de perdidos e achados.
• Assistente de criação de alojamentos e extras em lote.
• Sistema de mensagens internas entre utilizadores da aplicação.

WebEngine (motor de reservas on-line)

• WebService para criação de reservas on-line, o qual assegura também que o site do seu hotel consulte as disponibilidades reais de alojamentos, pacotes e preços disponíveis, quer para hóspedes quer para agências, operadores ou outras entidades.
• As reservas criadas por este interface são disponibilizadas no WINTOUCH Hotelaria imediatamente, não havendo risco de overbooking, pois a reserva só é permitida mediante disponibilidade real no momento da sua criação.
• Permite a criação de reservas agrupadas.
• Gestão de fichas de hóspedes.
• Estatísticas em tempo real.

Cardex de Entidades

• Criação e actualização dos dados do hóspede por leitura do Cartão de Cidadão.
• Possibilidade de definição de Regras de Facturação para as entidades.
• Possibilidade de atribuição de opções por defeito às entidades, como tabela de preços, desconto, quarto, entre outras, as quais serão sugeridas no momento da reserva.
• Visualização de histórico de reservas.
• Definição de mensagens e emails de avisos para as acções de Reserva, Check-In, Check-Out e Facturação.
• Entidades com opções de Lista Negra, como pedido de pré-pagamento ou se pode efectuar reserva.

Contratos

• Possibilidade de estabelecer acordos com entidades e/ou tipos de terceiros, acordos esses que definirão condições de preços e descontos quer para reservas On Request quer para allotments (com ou sem quantidades garantidas e/ou períodos de Stop Sales).
• Possibilidade de criar múltiplos allotments com condições de preços e descontos distintos para qualquer tipologia de alojamento.
• Possibilidade de facturar allotments não utilizados.
• Exploração de análises de contratos.

Comissões

• Definição de regras de comissões que podem incidir sobre os valores das reservas ou contas financeiras (passantes).
• Emissão de créditos e respectivas liquidações para cada entidade, com discriminação dos valores creditados por documento.
• Exploração para Histórico de comissões.

Night-Audit

• Geração automática dos encargos diários nas contas das reservas.
• Notificações relativas às reservas com Check-In ou Check-Out por realizar, com atalho (duplo-clique) para edição rápida das reservas inválidas.
• Possibilidade de impressão automática de uma extensa lista de mapas seleccionáveis e parametrizáveis. Referindo apenas alguns – SEF (com ou sem envio automático), Entradas previstas, Saídas do dia, Folha de caixa por funcionário, Refeições, Contas pendentes, Despertares ou Resumo de acumulados.

Facturação e Check-Out

• Criação e lançamento de movimentos em contas financeiras (passantes).
• Facturação agrupada.
• Pagamento em moedas alternativas.
• Possibilidade de impressão das contas Detalhadas, Agrupadas/Dia ou Agrupadas/Estadia.
• Edição e anulação de movimentos, com indicação de motivos.
• Transferência de movimentos entre quartos, com possibilidade de divisão em percentagem.
• Possibilidade de efectuar Night-Audit especial para as saídas antecipadas.
• Pagamentos parciais.
• Interligação com o módulo de tesouraria/contas bancárias e caixa do WINTOUCH Comercial.

Interfaces

• Ligação a centrais telefónicas do tipo “fio de água” ou através do EasyLinq protocolo AHL (bidireccional para IP ou porta série).
• Interface de ligação a cartões de acesso aos alojamentos – VingCard e Cifial.
• Ligações aos pontos de venda WINTOUCH Restauração e WINTOUCH Retalho
• Possibilidade de registar despesas nos alojamentos através do WINTOUCH Restauração e/ou WINTOUCH Retalho, mostrando nos POS’s dados da reserva, nomes e entidades associadas ao alojamento para confirmação.
• Gestão de contas correntes de todas as entidades integradas com o WINTOUCH Comercial.
• Controlo de crédito global, abrangendo não só os documentos e reservas do WINTOUCH Hotelaria, como também os valores do WINTOUCH Comercial, Wintouch Restauraçãoe WINTOUCH Retalho.
• WINTOUCH Docs – Associação de documentos/dossiers em formato digital às Reservas, Entidades, Contratos, Documentos, entre outros.
• Ligação online/diferido ao WINTOUCH Contabilidade – Sistema de Gestão de Contabilidade.

Governantas

• Gestão dos estados dos alojamentos.
• Emissão de folhas de trabalho de governantas, com descriminação dos serviços associados a cada alojamento.
• Planeamento de manutenções para os alojamentos com possibilidade de os indisponibilizar para as reservas.

Explorações e listagens

• Conjunto completo de listagens e mapas, podendo ser exportadas para diversos formatos (Excel, Word, PDF,…), enviados por email.
• Possibilidade de criação e memorização de cenários de filtragem para os cálculos, com acesso imediato em todos os ecrãs.
• Listagens em formato de grelha com vasto conjunto de operações de contexto (calculadoras, exportações, filtragens,…)
• Possibilidade de criar mapas alternativos que podem ser adicionados e usados a pedido do utilizador.
• Gestão de acessos completa a todas as operações, como definição granular dos acessos.
• Links contextuais aos documentos. Por exemplo, numa listagem, ao visualizar informação sobre um documento, com um duplo-click acede directamente ao editor desse documento para o visualizar em detalhe.
• Listagens oficiais (SEF, INE, DGT, IVA e SAF-T).
• Painéis integrados de gestão – os quais permitem, entre outras informações, analisar estatísticas e resultados do hotel com comparação por vários parâmetros e variáveis.
• Integração com o ERP Wintouch assim como com o WINTOUCH Restauração e WINTOUCH Retalho
• Alertas de aniversários, prestações de depósitos antecipados vencidas, fins de contratos, confirmação de Allotments e de reservas Em Opção.
• Mailing.